La diferencia fundamental: el compromiso fiscal
La factura es el único documento con validez fiscal: genera la obligación de declarar IVA e IRPF en el período en que se emite. El resto de documentos —presupuesto, proforma, albarán— son comunicaciones comerciales sin impacto tributario directo. Confundir una proforma con una factura puede hacer que declares IVA que todavía no corresponde.
El presupuesto: propuesta sin obligación
El presupuesto es una oferta económica que detalla el trabajo y el precio antes de que haya acuerdo. No genera ninguna obligación fiscal y no hay que declararlo. Su función es que el cliente acepte o rechace la propuesta. Una vez aceptado, puede convertirse en factura directamente o pasar primero por proforma o albarán.
La proforma: aviso previo a la factura
La proforma es un documento que tiene el aspecto de una factura pero no lo es. Se usa cuando quieres que el cliente revise y apruebe los datos antes de emitir la factura definitiva, o cuando solicitas un pago anticipado sin querer emitir la factura hasta recibir el cobro. Hacienda no la considera factura y no se declara.
El albarán: constancia de entrega
El albarán documenta la entrega de una mercancía o la prestación de un servicio. Es especialmente útil en sectores donde el cliente firma la conformidad en el momento de la entrega. Puede emitirse antes de la factura, y la factura puede referenciar uno o varios albaranes.
La factura: el único documento con validez fiscal
La factura es obligatoria una vez que se ha realizado el servicio o entregado el producto. Debe incluir número correlativo, fecha de emisión, datos del emisor y receptor con NIF, descripción de los conceptos, base imponible, tipo de IVA, importe del IVA, retención de IRPF si aplica, y total. Con VeriFactu en vigor en 2026, también debe llevar código QR de verificación.
¿Qué pasa si emites facturas antes del servicio?
Puedes emitir facturas antes de prestar el servicio si has recibido un pago anticipado. En ese caso, la factura debe referirse al anticipo, no al servicio completo. Al finalizar el trabajo emites la factura final descontando el anticipo ya facturado. Este flujo es habitual en proyectos de larga duración.
Cómo gestionar el flujo completo con Puli
Con Puli puedes crear presupuestos, convertirlos en proformas y emitir la factura definitiva en el mismo flujo, sin reintroducir datos. Los albaranes también están integrados. Cada documento tiene su propia numeración y estado, y el histórico queda vinculado para que puedas consultar en qué fase está cada operación.