No hay homologación previa: hay declaración responsable
Es la confusión más extendida. Hacienda no aprueba ni certifica programas uno a uno, ni publica un registro de software homologado. Lo que exige la norma es que el fabricante emita una declaración responsable en la que afirma que su sistema cumple las especificaciones.
Por eso conviene desconfiar de quien diga estar «homologado por la AEAT»: esa figura no existe. Lo que sí existe, y puedes pedir, es la declaración responsable.
Las cuatro comprobaciones
Se pueden hacer sin conocimientos técnicos, en una demo:
- La declaración responsable está accesible desde el propio programa, no escondida en un PDF que haya que pedir por correo.
- Las facturas salen con código QR y con la mención que identifica el sistema.
- Una factura ya emitida no se puede editar. Si el programa te deja cambiar el importe de una factura enviada, no cumple, por mucho que diga lo contrario.
- Existe un registro de eventos consultable: qué se hizo, cuándo y por quién.
Preguntas que conviene hacer al proveedor
- ¿En qué modalidad trabaja el sistema: con remisión automática a la AEAT o con conservación local?
- Si dejo de ser cliente, ¿cómo me llevo los registros de facturación y en qué formato?
- ¿El precio anunciado incluye el envío de registros o es un módulo aparte?
- ¿Qué pasa si la AEAT no está disponible en el momento de emitir? Un sistema serio encola y reintenta.
El coste no debería ser el criterio principal
La diferencia de precio entre herramientas es de unos pocos euros al mes. La diferencia entre cumplir y no cumplir es de hasta 50.000 € por ejercicio. Elegir por precio en esta decisión concreta sale caro.
Lo que sí conviene mirar es la portabilidad: cambiar de sistema de facturación a mitad de ejercicio es incómodo, y más si tus registros están cautivos.