¿Qué significa que un gasto sea deducible?
Un gasto es deducible cuando está vinculado directamente a tu actividad económica, está justificado con factura o ticket, y está registrado contablemente. Hacienda puede pedir que demuestres la relación entre el gasto y tu actividad en caso de inspección. Si no puedes justificarlo, te lo añadirán a tu base imponible con posible recargo.
Gastos deducibles habituales: la lista completa
Son deducibles las cuotas a la Seguridad Social como autónomo, los sueldos y cotizaciones de empleados, el alquiler o hipoteca del local de trabajo, los suministros del local, los materiales y mercancías, los gastos de publicidad y marketing, las herramientas y software profesional, los seguros vinculados a la actividad, los gastos financieros de préstamos de negocio y las amortizaciones de equipos.
Suministros del hogar si trabajas desde casa
Si tu domicilio es también tu lugar de trabajo y está dado de alta en Hacienda, puedes deducir el 30% de la parte proporcional de suministros (luz, agua, gas, internet) correspondiente al porcentaje de la vivienda destinado a la actividad. Si usas el 20% de la casa como despacho, deduces el 30% del 20% de cada suministro. El piso no debe ser íntegramente doméstico: debes tenerlo declarado como sede de la actividad.
El vehículo: uno de los gastos más controvertidos
Los autónomos en estimación directa simplificada solo pueden deducir el vehículo al 100% si está exclusivamente afecto a la actividad y pueden demostrarlo. En la práctica, Hacienda es muy restrictiva con esto. Los autónomos en módulos tienen tablas específicas. La excepción son ciertos sectores (transporte, representantes, autoescuelas) donde la afectación exclusiva es más creíble.
Dietas y desplazamientos: qué acepta Hacienda
Las dietas son deducibles cuando se producen por razón de la actividad, fuera del municipio del lugar de trabajo habitual y hay justificante de pago. Los límites son 26,67 € por día en España (53,34 € en el extranjero) y 48,08 € si hay pernocta. El ticket no es suficiente: necesitas demostrar el motivo del desplazamiento y el cliente o reunión asociada.
Formación, software y suscripciones profesionales
Los cursos, libros y formación relacionados con tu actividad son totalmente deducibles con factura. Las suscripciones a software profesional (herramientas de diseño, facturación, gestión de proyectos, cloud) también lo son. Guarda siempre la factura a nombre de tu actividad, no de tu nombre particular.
Cómo registrar los gastos para no perderlos
El error más habitual no es desconocer los gastos, sino olvidar registrarlos. Un gasto sin registro no existe para Hacienda. Con Puli puedes fotografiar tickets y facturas de gasto y registrarlos directamente desde el móvil. Al cierre del trimestre tienes todos los datos organizados y listos para tu gestora, sin buscar tickets por cajones.