El problema del IVA en facturas sin cobrar
Cuando emites una factura, debes declarar el IVA en el trimestre en que se emite aunque el cliente no te haya pagado. Esto significa que estás financiando el IVA de un cliente moroso. A partir de los 6 meses de impago (1 año para pymes), puedes solicitar a Hacienda la modificación de la base imponible para recuperar el IVA ya ingresado. El proceso es burocrático pero posible.
Fase 1: aviso amistoso antes del vencimiento
Unos días antes de la fecha de vencimiento, envía un recordatorio amistoso por email o mensaje con el número de factura, el importe y la fecha límite. Muchos impagos son despistes. Un recordatorio oportuno resuelve la mayoría de los casos sin tensión y sin deteriorar la relación comercial.
Fase 2: reclamación formal por escrito
Si la factura vence sin cobrar, envía un escrito formal de reclamación de pago. Debe incluir el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento, los intereses de demora que aplican según la Ley 3/2004 (actualmente referenciados al tipo del BCE) y un plazo de pago de 5-10 días. Envíalo por correo electrónico con acuse de recibo y, si es posible, por burofax.
Fase 3: modificación de la base imponible del IVA
Si han pasado 6 meses desde el vencimiento y el cliente es empresa (o 1 año si es particular o pyme), puedes iniciar el procedimiento ante la AEAT para rectificar el IVA declarado. Tienes 3 meses desde que se cumple el plazo para solicitarlo. Necesitas haber reclamado el cobro previamente y tener documentación que lo acredite.
Fase 4: vía legal para reclamar la deuda
Para deudas de hasta 2.000 € sin necesidad de abogado ni procurador existe el procedimiento monitorio, que es rápido y barato. Para importes mayores puedes usar el juicio verbal (hasta 6.000 €) o el juicio ordinario. Antes de llegar a esta fase, algunas empresas prefieren vender la deuda a una empresa de recobro a cambio de cobrar una parte de inmediato.
Cómo prevenir impagos desde la primera factura
Establece condiciones de pago claras por escrito antes de empezar el trabajo. Pide un anticipo del 30-50% en proyectos grandes. Verifica la solvencia del cliente para importes elevados. Acorta los plazos de pago: 30 días es suficiente para la mayoría de servicios. Y cobra con enlace de pago online para eliminar la fricción.
Herramientas de Puli para el seguimiento de cobros
Puli te muestra en tiempo real qué facturas están pendientes, cuáles han vencido y cuántos días llevan sin pagar. Puedes activar recordatorios automáticos antes y después del vencimiento, y añadir un enlace de pago con Stripe directamente en la factura para que el cliente pague con tarjeta sin fricción.